Proses Implementasi ERP pada Perusahaan
Perusahaan-perusahaan kecil hingga menengah ke atas kini banyak yang mulai sadar akan pemanfaatan teknologi. Banyak yang mulai implementasi ERP pada perusahaan mereka. Hal ini menunjukkan bahwa ERP memang menjadi sistem yang dapat diandalkan.
Dengan menggunakan sistem ERP, banyak perusahaan yang mulai lebih mudah mendapatkan akses informasi secara cepat dan tepat. Selain itu pengelolaan keuangan dan hal-hal yang terkait juga bisa diatur dengan sangat baik dengan sistem otomatis dari ERP.
Rangkaian Proses Implementasi ERP pada Perusahaan
Untuk bisa menggunakan sistem ERP pada perusahaan tentu tidak bisa dilakukan secara langsung tanpa adanya tahapan tertentu. Pemasangan ERP pun memiliki proses yang berurutan sebelum akhirnya dapat diimplementasikan pada sistem perusahaan.
Untuk setiap pelaku usaha, sangat penting untuk tahu proses implementasi ini sebelum akhirnya benar-benar menggunakan sistemnya. Berikut ini beberapa urutan tahapannya:
1. Feasibility Study
Tahapan awal ada yang dinamakan feasibility study. Pada tahapan ini ada proses identifikasi masalah dan peluang. Proses yang dilakukan pada tahapan ini bersifat sistematik. Nantinya pada proses ini akan ada gambaran terkait situasi dan penentuan hasil akhir.
Agar memudahkan proses awal ini, perlu disiapkan definisi secara lebih gamblang atau jelas sehingga pengguna bisa lanjut ke tahap selanjutnya.
Diantara poin yang harus diperjelas adalah seperti alokasi anggaran, kendala dan masalah, maksud dan tujuan, kesiapan karyawan, dan komitmen manajemen.
2. Business Process Improvement
Lanjut ke tahap selanjutnya adalah business process improvement. Pada tahapan ini harus mulai dibuat bisnis proses dan SOP perusahaan. Bisa dibilang dua hal tersebut harus ada untuk menjadi panduan para implementor ERP dalam perusahaan tersebut.
Perlu diketahui untuk memudahkan tahap ini, sebaiknya proses bisnis yang dibuat disederhanakan namun tetap jelas terbaca pada sistem. Pada tahap ini implementor akan tahu sejauh mana penggunaan ERP harus dilakukan pada perusahaan.
3. Vendor Selection
Kemudian ada tahapan vendor selection. Dalam hal ini sistem ERP akan mulai menawarkan berbagai produk dan teknologi beserta kelebihan dan kekurangan produk masing-masing. Di sini juga Anda bisa melihat berapa biaya yang harus dikeluarkan saat ingin memakai vendor tertentu.
Sangat penting untuk mempertimbangkan vendor yang tepat sesuai kebutuhan. Meskipun nantinya harga vendor yang dibutuhkan sangat mahal, namun demi kebaikan proses bisnis perlu diambil vendor yang tepat tersebut. Jangan hanya terpengaruh pada harga vendor yang murah.
Boleh saja memilih vendor yang harganya terjangkau, asalkan memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tidak ada salahnya jika Anda mulai membuat list atau daftar kebutuhan perusahaan yang nantinya bisa disesuaikan dengan pilihan vendor yang ada.
4. Team Force atau Team Internal Implementation
Team Internal implementation ini juga punya peran penting untuk memulai implementasi ERP pada perusahaan. Setelah vendor yang tepat sudah dipilih, pihak perusahaan harus menunjuk perwakilan tim perusahaan yang punya hirarki dan wewenang yang jelas.
Nantinya tim yang dipilih ini akan bekerja sama dengan perwakilan vendor ERP untuk melakukan persiapan implementasi sistem hingga sistem benar-benar digunakan pada sistem perusahaan. Proses ini menjadi awal perencanaan implementasi sistem.
5. Expectation Management
Selanjutnya ada proses pengelolaan ekspektasi. Proses dilakukan agar sistem benar-benar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan. Kedepannya perlu juga diatur terkait perubahan ekspektasi yang bisa terjadi kapan saja.
6. Fit Gap Analysis
Tahap terakhir adalah fit gap analysis yang merupakan proses diskusi intensif antar tim implementasi. Diskusi yang dilakukan adalah terkait pemenuhan kebutuhan perusahaan yang dapat diberikan oleh sistem.
Pada tahap ini dokumen SOP sangat berperan untuk kegiatan analisis. Nantinya tim akan mencocokkan sistem yang sudah ada pada perusahaan dan kebutuhan perusahaan itu sendiri pada sistem ERP.
Penutup
6 tahapan atau proses implementasi ERP pada perusahaan di atas bisa jadi gambaran untuk perusahaan yang akan menggunakan sistem terpadu ini demi proses bisnis yang lebih efisien.
Tinggalkan komentar Anda disini
Email Anda tidak akan kami publish. Form bertanda * harus diisi